Служба технической поддержки +
Материал из wiki.helpdesk.by
Служба Технической Поддержки
Техническая поддержка наших клиентов производится круглосуточно, без выходных в режиме 24/7/365.
Для общения со Службой Поддержки используется специальная тикетная система, где фиксируются заявки на выполнение определенных действий. Мы называем такую заявку - «тикет». Электронный тикет образует последовательность ваших вопросов и ответов Службы Поддержки по определенной теме. В тикете может находиться любое количество вопросов и наших ответов по какой-то конкретной проблеме. Каждый раз, когда вы обращаетесь в Службу Поддержки по очередной проблеме – инициируется создание нового тикета. Кроме того, что тикет содержит вопросы и ответы, он еще имеет свой статус. Тикет может быть открытым или закрытым. Открытый тикет — задача требующая решения, закрытый тикет — решенная задача.
На сайте http://support.by зайдите в главном меню в раздел "Клиентам" - "Вход для клиентов"
- В верхнем меню выбираете "служба поддержки"
- В выпадающем меню выбираете "отправить запрос"
- Выбираете пакет, применительно к кoторому у Вас возник вопрос к службе поддержки
- "Тип запроса" - в зависимости от того, какого рода у Вас проблема
- В теме указываете основную проблему (например: "недоступен сервер", "изменение счета")
- В теле письма максимально описываете Вашу проблему
- При проблеме технического характера желательно сразу указывать актуальные данные доступа к серверу
- Отправляете запрос
- Запросы обрабатываются техниками в порядке очередности их поступления
- Как только Вашим запросом займутся, на e-mail указанный Вами в профиле прийдет уведомление об этом
Цель работы Службы поддержки - помочь вам в решении ваших проблем. Однако нередко при этом бывает довольно затруднительно получить нужную помощь. Давайте разберемся почему. Разберемся что надо делать, чтобы вам максимально быстро помогли решить ваши проблемы и получить ответы на ваши вопросы.
| | |
| Будьте уверены в себе. | Не стесняйтесь написать в Службу Поддержки в случае необходимости, наша прямая обязанность помочь вам в решении вашей проблемы. За это нам платят зарплату. |
| Заявки по телефону уместны только в случае отсутствия связи с интернет и для консультаций общего характера без привязки к вашим пакетам услуг. | Пожалуйста, помните, что прежде чем мы сможем выполнить какое-то Ваше поручение, мы должны убедиться, что вы - действительно тот, за кого Вы себя выдаете. Поэтому любые заявки, требующие изменения данных, упоминания какой-либо конфиденциальной информации и т.п. принимаются только через тикетную систему. При наличии существенных причин допускается передача по e-mail, но с ограничениями, дополнительными проверками и уточнениями. На это будет потрачено много времени, это существенно затянет решение задачи. Никакие заявки, требующие обязательной идентификации клиента, никогда не принимаются нами по телефону.
Эти ограничения защищают ваши интересы. |
| Не используйте телефон для ускорения решения ваших задач.
Не звоните в службу поддержки по телефону без крайней необходимости.
| Телефонные звонки замедляют решение технических задач.
Электронный тикет содержит всю информацию о вашем пакете услуг, параметры доступа, адреса и прочие атрибуты необходимые для решения вашей задачи. Тикет всегда назначается тому, кто способен решить вашу задачу и отслеживается ее выполнение. При телефонном звонке нам запрещается доверять звонящему, кто угодно может представится вашим именем. Вы будете говорить не с тем специалистом кто решает вашу задачу, потребуется время на поиск информации, возникнут трудности с отслеживанием вашего обращения и т.д.. |
| Не следует создавать множество тикетов, дублировать задачи.
Одна проблема - это один тикет. | Это замеделяет решение задачи, сбивает сотрудников, что может привести к тому, что за ваш запрос возьмутся одновременно два человека и последствия такого распараллеливания могут быть плачевными. |
| Присылайте актуальные данные доступа. | Мы нередко тратим лишнее время задавая вопрос нашим клиентам: - "Предоставьте, пожалуйста, актуальные данные для доступа к серверу.".
Мы не можем угадать установленные вами параметры для доступа, поэтому если поставленная вами задача требует доступа к серверу, присылайте данные для доступа сразу. Не забудьте указать если был изменен порт и если требуются определенные дополнительные действия для входа. |
| Перед тем как обратиться в Службу Поддержки будет полезно уточнить:
Является ли Ваш вопрос техническим? | Это сэкономит ваше время.
Служба поддержки должна помочь вам разобраться с проблемой, возникшей с вашим сервером или сайтом, однако, но она должна разбираться только с проблемами технического плана, и если у вас на страничку не получается вставить картинку, то не стоит обращаться в службу поддержки. Мы не должны решать такие проблемы. Объем технических консультаций имеет свои границы. Услуги по обучению начинающих пользователей мы не оказываем. Такие проблемы вам помогут решить учебники, базы знаний и форумы вебмастеров и системных администраторов. |
| Перед тем как обратиться в Службу Поддержки будет полезно уточнить:
Нет ли ответа на ваш вопрос в разделе документации для пользователей http://wiki.helpdesk.by. ? | Это сэкономит ваше время.
Ответы на ваши частые вопросы отсортированы по категориям, работает поиск. Проверьте раздел полезных ссылок в статьях на тему вашей проблемы. |
| Перед тем как обратиться в Службу Поддержки будет полезно уточнить:
Все ли в порядке с оплатой и лимитами? | Это сэкономит ваше время.
В этом убедиться быстрее всего самостоятельно. Как минимум, проверьте Ваш почтовый ящик, с которым Вы регистрировались в Службе Поддержки , а также работает ли он (в этом легче всего убедиться, отправив себе тестовое письмо). При превышении лимитов, указанных в Вашем тарифном плане, Вы должны были получать письма об этом. Посмотрите информацию по трафику в панели управления VZCP если она вам доступна. Проверьте информацию в панели биллинга о выставленных счетах. |
| Контроль за состоянием сервера - это обязанность клиента.
Мониторинг состояния сервера — дополнительная услуга, вы можете ее заказать. | Иногда нам присылают запросы в которых содержится примерно такое: "Мой сервер не работает уже 3 недели!! Вы собираетесь что-нибудь предпринимать???".
Контроль за состоянием сервера - это номинальная обязанность клиента. Для нас причиной проверки состояния сервера может быть заявка клиента или сообщение системы мониторинга, если вы заказали такую услугу. |
| Ясно, четко, подробно излагайте свою проблему. | Постарайтесь ясно и четко описывать возникшую у вас проблему. Чем точнее и подробнее вы опишите вашу проблему, тем легче службе поддержки будет вам помочь. Но подробно, не значит, что надо писать "Войну и Мир". Избегайте жаргона, грубых выражений и витиеватых фраз. Старайтесь писать грамотно, проверьте перед отправкой свое письмо на ошибки. Любой человек, получая вдумчиво составленное и грамотное письмо, старается отвечать таким же образом.
|
| Не беспокойтесь, если ответ задерживается на несколько дней.
Если задача срочная, например перезагрузка сервера, то это как правило ее решение составляет 5-30 минут, при средней загруженности сотрудников. Задачи, связанные с настройкой, в том числе платные решаются по времени в зависимости от сложности и от объема работ. Бухгалтерия обрабатывает запросы только в рабочее время. | Мы стараемся реагировать на заявки как только возможно.
Если решить вашу задачу немедленно невозможно, мы назначаем задачу исполнителю и уведомляем клиента о приеме заявки в работу. Заявкам связанным с недоступностью назначается наивысший приоритет и заявки предполагающие быстрое решение имеют повышенный приоритет. Исполнители решают тикеты в порядке их поступления с учетом назначенного приоритета. Ответ о приеме заявки в работу задерживается более чем на час очень редко, но изредка случаются крупные аварии создающие очереди из тысяч заявок. Служба поддержки может просто не успеть в течение дня разобрать их все, и поэтому вам сразу не ответили. Если на вашу заявку или письмо ответ не пришел в течение дня, то не стоит писать службе поддержке еще одно письмо и создавать еще одну заявку. Если Вы не получили уведомление о приеме вашей заявки в течения суток, если время решения проблемы превышает допустимые сроки (для виртуального сервера - 2-3 рабочих дня, для выделенного сервера 4-5 рабочих дней) отправьте сообщение об этом на адрес info@support.by или свяжитесь с нами по телефону. На всякий случай всегда сохраняйте черновик письма, чтобы не пришлось все писать заново. |
| Если вам пришел стандартный ответ (ответ-отмазка). | Мы экономим время не для себя, мы хотим быть доступнее для вас.
При назначении задачи конкретному исполнителю вы получаете стандартное уведомление об этом факте. Это нормально. Для решения типовых проблем и мы используем стандартные типовые ответы для их решения, это тоже нормально, это экономит время. Это позволяет нам быть свободнее и доступнее для вас. Если вы получили такой ответ и в нем нет решения вашей проблемы, если описанные способы решения вашей проблемы вы уже пробовали, но у вас ничего не получилось, продолжайте переписку со службой поддержки. В новом письме в службу поддержки объясните, что вы не нашли в стандартном типовом письме ответа на свои вопросы, или что вы уже так делали, как вам посоветовали в таком письме, но проблема не исчезла. Еще раз (более подробно) опишите свою проблему, что вы делали для ее решения, что у вас в итоге получилось или не получилось. |
| Несколько писем туда-обратно, а проблема еще не решена. | Еще раз проанализируйте переписку, возможно, вы что-то изложили недостаточно ясно, возможно вас не понимают. В таком случае пытайтесь как можно подробнее и точнее отвечать на уточняющие вопросы от службы поддержки, не ленитесь, это нужно прежде всего вам.
Максимально детализируйте ваш запрос. Опишите шаг за шагом, что вы делаете, и где именно возникает проблема (если есть возможность, сделайте скриншот и прикрепите файл к запросу). Исключите из запроса все, что не касается вашей проблемы и не способствует ее решению. Особенно это касается эмоциональных проявлений. Эмоции ни к чему, кроме потери времени, не приводят. |
| Что делать если у вас есть основания считать, что от вас хотят отделаться, относятся невнимательно, грубо общаются? | Мы требуем от наших сотрудников внимательного отношения к нуждам наших клиентов, но все случается, ибо все люди разные и разные случаются обстоятельства. Если у вас есть обоснованные причины для недовольства нашей работой, сообщите подробные сведения об этом на адрес info@support.by. Мы примем соответствующие меры для улучшения нашей работы. Оставайтесь вежливыми, не торопитесь скоропалительно обвинять сотрудника службы поддержки в чем-либо, не ругайте без причин. Согласитесь - если какие либо механизмы нашего взаимодействия требуют улучшения, это не должно быть причиной для негативных эмоций. |
| Будьте настойчивы и терпеливы. | Иногда переписка может затянуться на несколько недель, все зависит от того, насколько сложна ваша проблема. Решение некоторых проблем требует длительного наблюдения.
|
