Служба технической поддержки +

Материал из wiki.helpdesk.by

Перейти к: навигация, поиск

Служба Технической Поддержки


Техническая поддержка наших клиентов производится круглосуточно, без выходных в режиме 24/7/365.

Для общения со Службой Поддержки используется специальная тикетная система, где фиксируются заявки на выполнение определенных действий. Мы называем такую заявку - «тикет». Электронный тикет образует последовательность ваших вопросов и ответов Службы Поддержки по определенной теме. В тикете может находиться любое количество вопросов и наших ответов по какой-то конкретной проблеме. Каждый раз, когда вы обращаетесь в Службу Поддержки по очередной проблеме – инициируется создание нового тикета. Кроме того, что тикет содержит вопросы и ответы, он еще имеет свой статус. Тикет может быть открытым или закрытым. Открытый тикет — задача требующая решения, закрытый тикет — решенная задача.



На сайте http://support.by зайдите в главном меню в раздел "Клиентам" - "Вход для клиентов"

  1. В верхнем меню выбираете "служба поддержки"
  2. В выпадающем меню выбираете "отправить запрос"
  3. Выбираете пакет, применительно к кoторому у Вас возник вопрос к службе поддержки
  4. "Тип запроса" - в зависимости от того, какого рода у Вас проблема
  5. В теме указываете основную проблему (например: "недоступен сервер", "изменение счета")
  6. В теле письма максимально описываете Вашу проблему
  7. При проблеме технического характера желательно сразу указывать актуальные данные доступа к серверу
  8. Отправляете запрос
  9. Запросы обрабатываются техниками в порядке очередности их поступления
  10. Как только Вашим запросом займутся, на e-mail указанный Вами в профиле прийдет уведомление об этом



Цель работы Службы поддержки - помочь вам в решении ваших проблем. Однако нередко при этом бывает довольно затруднительно получить нужную помощь. Давайте разберемся почему. Разберемся что надо делать, чтобы вам максимально быстро помогли решить ваши проблемы и получить ответы на ваши вопросы.


Рекомендация
Почему?
Будьте уверены в себе. Не стесняйтесь написать в Службу Поддержки в случае необходимости, наша прямая обязанность помочь вам в решении вашей проблемы. За это нам платят зарплату.
Заявки по телефону уместны только в случае отсутствия связи с интернет и для консультаций общего характера без привязки к вашим пакетам услуг. Пожалуйста, помните, что прежде чем мы сможем выполнить какое-то Ваше поручение, мы должны убедиться, что вы - действительно тот, за кого Вы себя выдаете. Поэтому любые заявки, требующие изменения данных, упоминания какой-либо конфиденциальной информации и т.п. принимаются только через тикетную систему. При наличии существенных причин допускается передача по e-mail, но с ограничениями, дополнительными проверками и уточнениями. На это будет потрачено много времени, это существенно затянет решение задачи. Никакие заявки, требующие обязательной идентификации клиента, никогда не принимаются нами по телефону.

Эти ограничения защищают ваши интересы.

Не используйте телефон для ускорения решения ваших задач.

Не звоните в службу поддержки по телефону без крайней необходимости.


Телефонные звонки замедляют решение технических задач.

Электронный тикет содержит всю информацию о вашем пакете услуг, параметры доступа, адреса и прочие атрибуты необходимые для решения вашей задачи. Тикет всегда назначается тому, кто способен решить вашу задачу и отслеживается ее выполнение.

При телефонном звонке нам запрещается доверять звонящему, кто угодно может представится вашим именем. Вы будете говорить не с тем специалистом кто решает вашу задачу, потребуется время на поиск информации, возникнут трудности с отслеживанием вашего обращения и т.д..

Не следует создавать множество тикетов, дублировать задачи.

Одна проблема - это один тикет.

Это замеделяет решение задачи, сбивает сотрудников, что может привести к тому, что за ваш запрос возьмутся одновременно два человека и последствия такого распараллеливания могут быть плачевными.
Присылайте актуальные данные доступа. Мы нередко тратим лишнее время задавая вопрос нашим клиентам: - "Предоставьте, пожалуйста, актуальные данные для доступа к серверу.".

Мы не можем угадать установленные вами параметры для доступа, поэтому если поставленная вами задача требует доступа к серверу, присылайте данные для доступа сразу. Не забудьте указать если был изменен порт и если требуются определенные дополнительные действия для входа.

Перед тем как обратиться в Службу Поддержки будет полезно уточнить:

Является ли Ваш вопрос техническим?

Это сэкономит ваше время.

Служба поддержки должна помочь вам разобраться с проблемой, возникшей с вашим сервером или сайтом, однако, но она должна разбираться только с проблемами технического плана, и если у вас на страничку не получается вставить картинку, то не стоит обращаться в службу поддержки. Мы не должны решать такие проблемы. Объем технических консультаций имеет свои границы. Услуги по обучению начинающих пользователей мы не оказываем. Такие проблемы вам помогут решить учебники, базы знаний и форумы вебмастеров и системных администраторов.

Перед тем как обратиться в Службу Поддержки будет полезно уточнить:

Нет ли ответа на ваш вопрос в разделе документации для пользователей http://wiki.helpdesk.by. ?

Это сэкономит ваше время.

Ответы на ваши частые вопросы отсортированы по категориям, работает поиск.

Проверьте раздел полезных ссылок в статьях на тему вашей проблемы.

Перед тем как обратиться в Службу Поддержки будет полезно уточнить:

Все ли в порядке с оплатой и лимитами?

Это сэкономит ваше время.

В этом убедиться быстрее всего самостоятельно. Как минимум, проверьте Ваш почтовый ящик, с которым Вы регистрировались в Службе Поддержки , а также работает ли он (в этом легче всего убедиться, отправив себе тестовое письмо). При превышении лимитов, указанных в Вашем тарифном плане, Вы должны были получать письма об этом. Посмотрите информацию по трафику в панели управления VZCP если она вам доступна.

Проверьте информацию в панели биллинга о выставленных счетах.

Контроль за состоянием сервера - это обязанность клиента.

Мониторинг состояния сервера — дополнительная услуга, вы можете ее заказать.

Иногда нам присылают запросы в которых содержится примерно такое: "Мой сервер не работает уже 3 недели!! Вы собираетесь что-нибудь предпринимать???".

Контроль за состоянием сервера - это номинальная обязанность клиента.

Для нас причиной проверки состояния сервера может быть заявка клиента или сообщение системы мониторинга, если вы заказали такую услугу.

Ясно, четко, подробно излагайте свою проблему. Постарайтесь ясно и четко описывать возникшую у вас проблему. Чем точнее и подробнее вы опишите вашу проблему, тем легче службе поддержки будет вам помочь. Но подробно, не значит, что надо писать "Войну и Мир". Избегайте жаргона, грубых выражений и витиеватых фраз. Старайтесь писать грамотно, проверьте перед отправкой свое письмо на ошибки. Любой человек, получая вдумчиво составленное и грамотное письмо, старается отвечать таким же образом.


Не беспокойтесь, если ответ задерживается на несколько дней.

Если задача срочная, например перезагрузка сервера, то это как правило ее решение составляет 5-30 минут, при средней загруженности сотрудников.

Задачи, связанные с настройкой, в том числе платные решаются по времени в зависимости от сложности и от объема работ.

Бухгалтерия обрабатывает запросы только в рабочее время.

Мы стараемся реагировать на заявки как только возможно.

Если решить вашу задачу немедленно невозможно, мы назначаем задачу исполнителю и уведомляем клиента о приеме заявки в работу. Заявкам связанным с недоступностью назначается наивысший приоритет и заявки предполагающие быстрое решение имеют повышенный приоритет. Исполнители решают тикеты в порядке их поступления с учетом назначенного приоритета. Ответ о приеме заявки в работу задерживается более чем на час очень редко, но изредка случаются крупные аварии создающие очереди из тысяч заявок. Служба поддержки может просто не успеть в течение дня разобрать их все, и поэтому вам сразу не ответили. Если на вашу заявку или письмо ответ не пришел в течение дня, то не стоит писать службе поддержке еще одно письмо и создавать еще одну заявку. Если Вы не получили уведомление о приеме вашей заявки в течения суток, если время решения проблемы превышает допустимые сроки (для виртуального сервера - 2-3 рабочих дня, для выделенного сервера 4-5 рабочих дней) отправьте сообщение об этом на адрес info@support.by или свяжитесь с нами по телефону. На всякий случай всегда сохраняйте черновик письма, чтобы не пришлось все писать заново.

Если вам пришел стандартный ответ (ответ-отмазка). Мы экономим время не для себя, мы хотим быть доступнее для вас.

При назначении задачи конкретному исполнителю вы получаете стандартное уведомление об этом факте. Это нормально. Для решения типовых проблем и мы используем стандартные типовые ответы для их решения, это тоже нормально, это экономит время. Это позволяет нам быть свободнее и доступнее для вас. Если вы получили такой ответ и в нем нет решения вашей проблемы, если описанные способы решения вашей проблемы вы уже пробовали, но у вас ничего не получилось, продолжайте переписку со службой поддержки. В новом письме в службу поддержки объясните, что вы не нашли в стандартном типовом письме ответа на свои вопросы, или что вы уже так делали, как вам посоветовали в таком письме, но проблема не исчезла. Еще раз (более подробно) опишите свою проблему, что вы делали для ее решения, что у вас в итоге получилось или не получилось.

Несколько писем туда-обратно, а проблема еще не решена. Еще раз проанализируйте переписку, возможно, вы что-то изложили недостаточно ясно, возможно вас не понимают. В таком случае пытайтесь как можно подробнее и точнее отвечать на уточняющие вопросы от службы поддержки, не ленитесь, это нужно прежде всего вам.

Максимально детализируйте ваш запрос.

Опишите шаг за шагом, что вы делаете, и где именно возникает проблема (если есть возможность, сделайте скриншот и прикрепите файл к запросу).

Исключите из запроса все, что не касается вашей проблемы и не способствует ее решению. Особенно это касается эмоциональных проявлений. Эмоции ни к чему, кроме потери времени, не приводят.

Что делать если у вас есть основания считать, что от вас хотят отделаться, относятся невнимательно, грубо общаются? Мы требуем от наших сотрудников внимательного отношения к нуждам наших клиентов, но все случается, ибо все люди разные и разные случаются обстоятельства. Если у вас есть обоснованные причины для недовольства нашей работой, сообщите подробные сведения об этом на адрес info@support.by. Мы примем соответствующие меры для улучшения нашей работы. Оставайтесь вежливыми, не торопитесь скоропалительно обвинять сотрудника службы поддержки в чем-либо, не ругайте без причин. Согласитесь - если какие либо механизмы нашего взаимодействия требуют улучшения, это не должно быть причиной для негативных эмоций.
Будьте настойчивы и терпеливы. Иногда переписка может затянуться на несколько недель, все зависит от того, насколько сложна ваша проблема. Решение некоторых проблем требует длительного наблюдения.



Личные инструменты
Инструменты